Az alábbiakban egy javasolt és működő megoldást ismertetünk a számlázásra vonatkozóan. De ez nem azt jelenti, hogy ez az egyetlen helyes út és ettől eltérő megoldások nem működhetnének.
A számlázás tartalmi és formai elemeiről bővebben a hatályos ÁFA-törvényben olvashatsz.
Mit kell ráírni a számlára?
Az alábbi példa számlaképen láthatóak, hogy az alatta lévő pontok szerinti részek hol találhatóak a számlán:
1. Számlakibocsátó
Ide a lakás üzemeltetőjének adatait kell írni, aki az engedélyen is szerepel. Név, cím, adószám és esetleg bankszámlaszám, vagy kontakt adatok kerülhetnek ide.
2. Vevő/Partner
Ide alapesetben a foglaló vendég adatait kell megadni. Lehetséges más vendég adatait is megadni, vagy akár cégnévre is kiállíthatod a számlát, ha ez a vendég kérése, ám amennyiben az átutalás direktben érkezik a vendégtől, akkor csak annak tudod a számlát kiállítani, akitől az átutalás érkezett. Amennyiben közvetítő oldal (airbnb, booking, stb.) utalja a pénzt, akkor a fenti lehetőségek bármelyikét választhatod. Név, cím és ha van adószám kerülhetnek ide.
3. Fizetési mód
Ide azt kell írni, ahogy a vendég fizetett. Leggyakrabban ez átutalás, vagy készpénz, bankkártya, de lehet még csekk, utánvét, Paypal, SZÉP-kártya, Simple, stb.
4. Teljesítés dátuma
A vendég távozásának napja. Ameddig ez nem biztos, addig ne állítsd ki a számlát.
5. Kiállítás dátuma/Számla kelte
A számla kiállításának napja. A számlát érdemes legkorábban a távozáskor kiállítani, egyéb esetben bármilyenfajta foglalásmódosítás esetén új számlát kell kiállítani és az előzőt sztornózni kell. Fő szabály szerint a teljesítést követő (vagyis a vendég távozásakor) 8 napon belül ki kell állítani a számlát, készpénzes fizetés esetén pedig azonnal.
6. Fizetési határidő
Nem kötelező megadni. Ha mégis fontosnak tartod, akkor készpénz esetén a fizetés napját kell megadni, átulalás esetén azt a dátumot, amikorra az utalás biztosan megérkezik, erre a számlázóprogramok jellemzően a számla kiállításától számított 8 napot szoktak megadni.
7. Deviza
Alapvetően bármilyen pénznemben kiállíthatod a számlát, de praktikusan érdemes olyan devizában kiállítani, amiben a pénzt kapod a vendégtől. Amennyiben közvetítő oldalon (airbnb, booking, stb.) keresztül kapod a pénzt, akkor olyan devizában praktikus, amiben az elszámolás történik az oldal és közted.
Ha mégsem ebben a pénznemben állítanád ki a számlát, akkor az árfolyamnyereséggel és -veszteséggel is számolnod kell.
8. Termék/Szolgáltatás megnevezése
Itt két tétel kerüljön fel.
- Elsőként azt a tevékenységet írd, amit felvettél az adószámos bejelentkezéskor. Ez magánszemélyek esetén “5520 Magánszálláshely szolgáltatás” (angolul is írhatod, ha ez a vendég kérése), cégek esetén “5520 Egyéb szálláshely szolgáltatás”.
- Másodikként az idegenforgalmi adó.
9. Mennyiségi egység
Mind a szálláshely szolgáltatáshoz, mind az idegenforgalmi adóhoz teljesen jó ha azt írod, hogy “alkalom”. Ha éjszakát írsz, csak bonyolítod a dolgot, mert az éjszakák számával majd el kell osztani a fizetett összegeket.
10. Mennyiség
Mind a szálláshely szolgáltatáshoz, mind az idegenforgalmi adóhoz teljesen jó, ha azt írod, hogy “1 alkalom”.
11. Áfa kulcs
A szálláshely szolgáltatás esetében legtöbbször AAM, vagyis alanyi adómentes, ami 0%-os áfát jelent, amennyiben mégis áfa körös vagy akkor 5%. Ez attól függ, hogy milyen áfa státuszban vagy és mire jelentkeztél be az adószámos bejelentkezéskor.
Az IFA esetében mindig AKK, vagyis áfa körön kívüli (IFA-ra nem számolható áfa). A Számlázz.hu rendszerében az AKK kódot felváltotta a TAHK kód. A lenti számlapéldákon így fog szerepelni az áfa kulcs.
12. Nettó egységár
Ez a vendég által fizetett összeg, mely még eltérhet attól függően, hogy közvetítő oldalon keresztüli-e a foglalás.
Közvetítő oldal esetén
Amennyiben közvetítő oldalt (airbnb, booking, stb.) veszel igénybe lásd a következő linket.
Közvetítő oldal nélkül
Amennyiben nem veszel igénybe közvetítő oldalt és a vendég direktben foglal és fizet nálad, akkor a vendég által fizetett teljes összeget kell a nettó egységárhoz írnod, az alábbiak szerint kezelve az IFA-t (amennyiben valamilyen speciális helyzet miatt, mint a koronavírus ideje alatt elrendelt veszélyhelyzet, az önkormányzatok nem szednek IFA-t, akkor ez természetesen a számlára sem kerülhet rá és a vendég által fizetett teljes összeget kell csak szerepeltetni a szálláshely szolgáltatás tételnél):
- Amennyiben az IFA a szállásdíjad részét képezi, akkor az IFA összege a vendég által fizetett teljes összegből “visszafelé” kalkulálandó. Például 4%-os IFA esetén: fizetett összeg / 1,04 x 0.04 = IFA. Például 400 Ft/fő/éj IFA esetén és 1 fő 1éjszaka esetén: 400 Ft = IFA. Mindkét esetben a szálláshely szolgáltatási tétel csökken az IFA értékével: nettó egységár = fizetett összeg - IFA.
Példa az első esetre:
- Amennyiben az IFA-t külön szeded be a vendég által fizetett teljes összeg felett, akkor az IFA összege erre a teljes összegre kalkulálandó. Például 4%-os érték esetén: teljes összeg x 0,04 = IFA. Például 400 Ft/fő/éj és 1 fő 1 éjszaka esetén: 400 Ft = IFA. Ilyenkor természetesen a szálláshely szolgáltatási tétel nettó egységára változatlan marad.
Példa mindkét esetre:
Amennyiben áfa körös vagy
- Az 5% áfát számold vissza a fenti szálláshely szolgáltatási tételhez írt összegekből és azt írd ide.
Példa: 10 000 Ft a vendég által fizetett összeg, 4% az IFA és a szállásdíj részét képezi. Ekkor a szálláshely szolgáltatási tétel nettó egységára 10 000 / 1,04 / 1,05 = 9157 Ft. - Valamint az áfa összegét (10 000 / 1,04) - (100 / 1,04 / 1,05) = 458 Ft az áfa összegéhez (14-es pont lejjebb) írd.
- Az IFA összege marad ugyanannyi mint a fenti példákban.
Példa a fentiekre:
Fontos, hogy az IFA minden esetben mentes az ÁFA alól és nem képezi a TFH alapját sem.
13. Nettó érték(ek)
A nettó egységár szorzata a mennyiséggel.
Amennyiben több tétel is van a számlán, akkor ezekre mind ki kell számolni a nettó értéket.
14. Az áfa összege
A legtöbb esetben 0.
Amennyiben mégis áfa körös vagy, akkor az 5% áfát számold vissza a nettó egységárnál részletezett módon és ezt az összeget írd ide. A fenti példa alapján (vagyis 10 000 Ft a vendég által fizetett összeg, 4% az IFA és a szállásdíj részét képezi), az áfa összege: (10 000 / 1,04) - (10 000 / 1,04 / 1,05) = 458 Ft).
15. A számla végösszege
A nettó érték(ek) plusz az áfa összege.
16. Megjegyzés/Közlemény
Nem kötelező kitölteni. Ide jöhetnek esetleg a beazonosíthatóság miatt fontos részletek, például a foglaló neve, a foglalás dátuma, vagy egyéb olyan közlemény amit esetleg a vendég kér.
Használhatok-e papíralapú számlatömböt?
Igen használhatsz, de biztosan bonyolultabb lesz a számlázás kézi számlatömbbel, hiszen minden kiállított számla adatait 4 napon belül be kell hogy küldj elektronikusan a NAV Online Számla rendszerébe. Ezt az online számlázók a NAV összekötés után automatikusan megteszik.
Milyen online számlázók vannak?
A két legismertebb és leginkább használt számlázó a Számlázz.hu és a Billingo, valamint érdemes megemlíteni még a NAV Online Számlázóját is, de ezen a linken találsz még párat.
Kiszámlázhatom a takarítási díjat?
A takarítási díj (mint ahogy egyéb más tétel, mint például a karbantartás, check-in, beszerzések, stb.) nem számlázható külön tételként, az a teljes szállásdíjba számolandó bele, mivel a takarítás a szálláshely szolgáltatás kötelező része a vonatkozó kormányrendelet alapján.
Kiszámlázhatom a TFH-t (turizmus fejlesztési hozzájárulás)?
Nem, a TFH nem számlázható külön sorban az a főtevékenységre kivetett adó. Lásd még bővebben itt.
Hogyan váltsam át az eurót forintra?
A számlát olyan devizában praktikus kiállítani, amiben a pénzt kapod a vendégtől. Amennyiben közvetítő oldalon (airbnb, booking, stb.) keresztül kapod a pénzt, akkor olyan devizában praktikus, amiben az elszámolás történik az oldal és közted. Ha mégsem ebben a pénznemben állítanád ki a számlát, akkor az árfolyamnyereséggel és -veszteséggel is számolnod kell, ami nagyban bonyolítja a dolgokat.
Ha azért van szükséged az átváltásra mert devizában állítod ki a számlát, de valamilyen magyarországi adatszolgáltatást forintban kell megtenned akkor a következők szerint váltsd át: MNB árfolyam bejelentése.
Milyen nyelven állíthatom ki a számlát?
A számla magyar vagy bármely élő idegen nyelven kiállítható.
Mit kell tenni, ha nem jön el a vendég?
- Amennyiben a foglalást lemondta és hozzád semmilyen pénz nem érkezik, nem kell számlát kiállítanod.
- Amennyiben a korábbi foglalás értékének csak egy részét, vagy akár a teljes egészét megkapod, de a vendég nem jelenik meg, vagy lemondja a foglalást, akkor a kapott összeg lemondási díjnak, vagyis kártérítésnek számít és nem kell rá számlát kiállítani.
